Texte d'exemple. Cet article est un gabarit : il vous montre à quoi ressemblent les titres, les paragraphes, les listes et les citations. Remplacez ce contenu par le vôtre, puis dupliquez ce fichier pour chaque nouvel article.
Pourquoi commencer par documenter
Quand j'arrive en mission, la demande est presque toujours la même : « il faudrait améliorer notre organisation ». Mais personne ne sait décrire précisément comment les choses se passent aujourd'hui. On ne peut pas améliorer ce qu'on n'a pas encore écrit.
La première semaine, je ne change donc rien. J'observe, je note, je pose des questions. L'objectif est d'obtenir une photographie fidèle de l'existant, y compris de ce qui ne fonctionne pas.
Documenter, ce n'est pas décrire ce qui devrait se passer. C'est décrire ce qui se passe vraiment, même quand ça n'est pas glorieux.
Les cinq étapes
1. Lister les activités réelles
Une ligne par activité récurrente, sans hiérarchie ni jugement. À ce stade, on cherche l'exhaustivité, pas l'élégance.
2. Identifier qui fait quoi
Pour chaque activité : qui la déclenche, qui l'exécute, qui la valide. Les zones floues apparaissent immédiatement — ce sont souvent elles qui coûtent le plus cher.
3. Repérer les points de rupture
Les endroits où l'information se perd, où l'on attend, où l'on refait. Concrètement, cherchez ces trois signaux :
- une information qu'on redemande plusieurs fois par semaine ;
- un fichier dont plusieurs versions circulent en parallèle ;
- une validation qui dépend d'une seule personne, systématiquement.
4. Écrire la procédure cible
Une page maximum par process. Si ça ne tient pas sur une page, c'est que le process doit être découpé.
5. Faire tester par quelqu'un d'autre
Le test de vérité : donnez la procédure à une personne qui ne l'a jamais exécutée. Si elle y arrive seule, c'est bon. Sinon, c'est la procédure qu'il faut corriger, pas la personne.
Et après
Une fois les process écrits, ils doivent vivre. Je prévois toujours une relecture à trois mois : ce qui n'a pas été relu au bout d'un trimestre est généralement déjà faux.
Vous pouvez télécharger le modèle que j'utilise pour cette étape sur la page des ressources, ou en discuter directement avec moi via la page contact.